Нам удалось убедить вас, что секретарь – интересная, увлекательная и очень творческая профессия?
Наверняка, если вас спросить, что должен делать секретарь, вы без запинки перечислите: отвечать на телефонные звонки, работать с документами, общаться с посетителями… Не все так просто.
Казалось бы, что может быть легче, чем снять трубку телефона и ответить: «Алло?» Стоп! Вы знакомы с правилами делового этикета? Слово «алло» не должно звучать в офисе. Такая «простая» функция секретаря, как телефонное обслуживание требует профессионального мастерства. Здесь важно все: интонация и дикция, правильная реакция на вопросы абонента и толковые ответы. Вы должны владеть информацией по фирме в целом и оперативной на текущий момент.
…«Срочно подготовьте это письмо!» — дает вам задание руководитель и красноречиво смотрит на часы. От вас требуется грамотно и быстро выполнить работу. Но если вы не владеете десятипалъцевым слепым методом печатания со скоростью не менее 145 ударов в минуту, то будете готовить этот документ бесконечно долго, чем вызовете недовольство своего шефа. Знание основ делопроизводства поможет вам правильно оформить письмо. Использовать заготовленные клише и внести изменения в текст, поменять шрифт и переставить абзацы и многое другое можно сделать, работая в современных компьютерных программах.
…В приемную руководителя вошел посетитель. Кто он? Как его принять? Куда направить? Как помочь решить его проблему? Ежедневно секретарь общается с множеством людей: по рангу и социальному уровню, по характеру и эмоциональному складу. Без знания азов психологии общения трудно избежать конфликтных ситуаций. Это очень важно и во взаимоотношениях с начальником и сослуживцами.
Как видите, любой рабочий момент в офисе требует от секретаря профессионализма, и если вы хотите преуспеть в этой профессии, то в основу ее вы должны заложить прочные теоретические знания и блестящие навыки.
Офис преуспевающей солидной компании. Представим, какой секретарь украшает приемную? Это деловая, элегантная женщина с милой улыбкой на лице. Ее доброжелательность, обаяние, предупредительность, интеллигентные манеры создают особую атмосферу не только в приемной, но и на всей фирме. С таким человеком приятно работать и просто общаться. Если к этим прекрасным человеческим качествам добавить еще и такие профессиональные качества, как пунктуальность, исполнительность, работоспособность, надежность, хорошая память, добросовестность и т.д., то в сочетании с отличными профессиональными знаниями и навыками вырисовывается заветный образ ИДЕАЛЬНОГО СЕКРЕТАРЯ. Это та вершина, к которой вы должны стремиться.
Как балетный танец отличается от физкультурных упражнений, так и идеальный секретарь отличается от «секретарши» тем, что обладает не просто совокупностью блестящих знаний и навыков, а воплощает в жизнь одухотворенный профессионализм.
Профессионализм — залог стабильности и уверенности в завтрашнем дне.
- Профессионал получает настоящее удовлетворение от работы.
- Профессионал стоит выше междоусобиц на работе.
- Профессионала не так остро волнует проблема зарплаты – это уже «головная боль» руководителя: ценного работника нужно удержать!
- Профессионал получает постоянную эмоциональную и энергетическую подпитку, занимаясь любимой работой.
- Профессионал исповедует оптимистический взгляд на жизнь, потому что каждый день он убеждается в своем МАСТЕРСТВЕ.
- Профессионал всегда обаятелен, потому что это необходимая форма его существования.
- Профессионал найдет выход из любых жизненных ситуаций, потому что есть база – профессионализм.
- Профессионал внешне всегда привлекателен, потому что форма для него так же важна, как и содержание.
У вас будут удачные, радостные дни, но, к сожалению, будут и проблемы. Некоторые из них вы решите сами, но со многими в одиночку не справитесь. Клуб профессиональных секретарей всегда рад прийти вам на помощь. Мы готовы поделиться с вами своим опытом и знаниями, поддержать вас во всех ваших начинаниях!