Содержание программы:

1. СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО (ОСНОВЫ ПРОФЕССИИ)

История возникновения и развития секретарского и референтского дела в России.

Профессиональная задача и основные функции секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя.

• Место и роль секретаря в аппарате управления.
• Деловые и личные качества секретаря. Основы профессиональной этики.
• Стратегия профессионального и карьерного роста.

Как адаптироваться на новом месте работы: необходимая информация и способы ее получения.

Рациональная организация рабочего места секретаря.

• Основные требования к оборудованию и дизайну приемной руководителя.
• Необходимое оборудование и правила его размещения по зонам.
• Техническое обеспечение работы секретаря. Рациональное размещение оргтехники и необходимых принадлежностей на рабочем модуле секретаря.

Организация рабочего дня руководителя.

• Координация основных моментов рабочего дня руководителя и секретаря. Ведение памятной книжки руководителя и основные правила фиксации информации.
• Подготовка проекта плана рабочего дня руководителя.
• Планирование рабочего дня секретаря. Основы самоменеджмента. Использование компьютерных программ в организации рабочего дня руководителя и секретаря.

Телефонное обслуживание руководителя.

• Основные задачи телефонного обслуживания. Особенности деловой коммуникации по телефону. Требования к качеству голоса.
• Правила соединения абонента и руководителя.
• Фиксация телефонных вызовов, запись беседы по телефону. Этикет общения по телефону.

Организация приема посетителей.

• Организация приема сотрудников по рабочим вопросам. Прием руководителем представителей сторонних организаций (деловые встречи): планирование, подготовка и обслуживание.
• Особенности организации приема посетителей по личным вопросам. Контроль выполнения решений руководителя по содержанию и по срокам.
• Подготовка проведения руководителем совещаний и заседаний.

• Основные обязанности секретаря по подготовке проведения совещаний и заседаний, проводимых руководителем. Формы оповещения участников мероприятия, правила составления и оформления письменных приглашений.

• Правила подготовки помещения и рабочих мест участников мероприятий.
• Обслуживание работы совещаний и заседаний. Ведение протокола.

Организация служебных командировок руководителя.

• Заказ билетов, бронирование гостиничного номера.
• Информационное и документационное обеспечение работы руководителя.
• Подготовка плана работы секретаря на время отсутствия руководителя.

2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СОВРЕМЕННОМ ОФИСЕ

Модуль 1. Основы делопроизводства

• Основы законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства. Основные понятия и термины.
• Виды документов. Деловая переписка. Язык и стиль современного делового письма.
• Организационно-распорядительные документы. Реквизиты документов и правила их оформления в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
• Создание шаблонов документов на ПК.
• Основы документооборота.

3. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ

• Понятие и базовые принципы делового этикета и протокола.
• Визитные карточки как инструмент общения с партнерами фирмы.
• Деловые беседы с партнерами фирмы. Организационные аспекты проведения бесед.
• Порядок проведения деловых переговоров, оперативных и плановых совещаний. Подготовка помещения для переговоров. Рассадка за столом переговоров.
• Столовый этикет. Сервировка стола и организация бара в офисе.