Продвинутый курс повышения квалификации

Содержание программы:

1. Основы работы референта-помощника руководителя.

Специалисты референтского сервиса (секретарь, секретарь-референт, референт, помощник, имиджмейкер, спичрайтер). Профессиональные задачи специалистов референтского сервиса.

Референт (личный помощник) руководителя.

• Место и роль референта в аппарате управления.
• Основные административные, организационные, специальные и технические функции референта.
• Необходимые профессиональные знания и навыки, деловые и личные качества референта. Профессиональная этика.

Организация и руководство работой секретариата.

• Секретариат аппарата руководителя: цели, задачи и функции.
• Определение численного должностного состава секретариата, распределение должностных обязанностей.
• Должностная инструкция: назначение, структура, правила и методика составления документа.
• Введение в должность новых сотрудников секретариата.

Организация рабочего дня руководителя.

Текущее и перспективное планирование работы руководителя. Подготовка проекта плана рабочего дня и согласование его с руководителем.

Организация системы контроля исполнения поручений руководителя.

• Анализ бизнес-процессов, связанных с прохождением и контролем исполнения приказов, распоряжений и устных поручений руководителя.
• Сроки исполнения поручений. Контроль за исполнением поручений по качеству и по срокам.
• Организация обратной связи через Главный Секретариат.
• Контроль исполнительской дисциплины (разработка информационного листа исполнении поручений). Учет поручений.

Деловая коммуникация по телефону.

Специфика деловой беседы по телефону. Требования к качеству голоса. Основные правила подготовки и ведения деловой беседы по телефону. Способы регулирования деловой беседы по телефону. Этикет мобильного телефона.

Организация деловых встреч руководителя.

• Планирование деловых встреч.
• Информационная и документационная подготовка проведения деловых встреч. Обслуживание деловых встреч.

Организация проведения конферентных мероприятий.

• Классификация конферентных мероприятий.

Организация служебных командировок руководителя.

• Выбор фирмы-организатора поездки. Подготовка рабочего плана руководителя. Заказ билетов, бронирование гостиничного номера.
• Информационное и документационное обеспечение работы руководителя.
• Особенности подготовки заграничных командировок руководителя. План работы на время отсутствия руководителя.

Работа с корреспонденцией, формирование пакета информации для руководителя.

• Правила работы с корреспонденцией. Доклад о корреспонденции.
• Критерии оценки информации. Этапы информационной работы. Внутренние и внешние источники информации. Основные источники информации, правила работы с ними.
• Особенности поиска информации в Интернете, специализированные сайты и справочники. Организация информационной работы.

Реферирование.

• Аналитико-синтетическая переработка документов, ее виды.
• Цель аннотации, структура. Составление справочных и рекомендательных аннотаций.
• Составление рефератов.
• Цель реферирования, классификация рефератов. Структура реферата. Стиль реферата. Методика работы с текстом. Реферативный обзор.

Редактирование деловых бумаг.

• Редактирование документов.
• Задачи редактирования. Стилистика делового текста. Виды правки. Методика и техника редактирования. Основные корректурные знаки, правила их использования.

Деловое письмо зарубежному партнеру.

• Понятие официальной переписки. Общие правила оформления официальной корреспонденции.
• Деловое письмо зарубежному партнеру: структура, правила составления и оформления. Правила составления и оформления поздравительных открыток.

Спичрайтерство.

• Подготовка речи для руководителя.
• Определение темы, жанра и условий подготовки речи. Стратегические установки исследования темы. Сбор и обработка материала.
• Методика написания работы.
• Стиль письменной работы.

2. Делопроизводство в современном офисе.

Модуль 1.

• Основы законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства. Основные понятия и термины.
• Виды документов. Деловая переписка. Язык и стиль современного делового письма.
• Организационно-распорядительные документы. Реквизиты документов и правила их оформления в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
• Создание шаблонов документов на ПК.
• Основы документооборота.

Модуль 2.

• Локальные нормативные акты, регламентирующие работу с документами.
• Организация документооборота:
  • регистрация;
  • контроль исполнения;
  • оперативное хранение документов;
  • порядок формирования дел.
• Номенклатура дел.
• Современные технологии управления документами.
• Электронный документооборот.

Модуль 3.

• систематизации и обеспечение сохранности документной информации;
• экспертиза ценности документов;
• предархивная обработка дел;
• документирование передачи дел в архив и на уничтожение с истекшими сроками хранения;
• организация конфиденциального делопроизводства.

3. Деловой этикет и международный протокол.

• Понятие и базовые принципы делового этикета и протокола.
• Визитные карточки как инструмент общения с партнерами фирмы.
• Деловые беседы с партнерами фирмы. Организационные аспекты проведения бесед.
• Порядок проведения деловых переговоров, оперативных и плановых совещаний. Подготовка помещения для переговоров. Рассадка за столом переговоров.
• Дипломатический протокол и международный этикет в деловых отношениях. Совмещение международных норм этикета и национальных традиций.
• Организация пребывания делегации: планирование визита делегации, порядок встречи и проводов делегации, составление программы делегации, организация приема в честь делегации.
• Организация, порядок проведения и правила поведения на презентациях и приёмах.
• Правила приема гостей. Подготовка и вручение сувениров и подарков деловым партнерам.
• Столовый этикет. Сервировка стола и организация бара в офисе.

4. Культура делового общения.

• Общение – многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми. Стратегии, стили и основные виды общения. Механизмы познания. Вербальные и невербальные средства общения, особенности их использования.
• Речевая культура. Требования к языку и стилю деловой речи. Правильность, краткость, выразительность, точность, доступность речи. Богатство речи и «канцелярит».
• Основные правила техники речи. Деловая риторика и ее основные законы. Фазы деловой беседы. Правила подготовки и проведения деловой беседы. Речевой этикет.
• Психологические основы устной речи. Психология делового общения: основные правила и приемы. Методика передачи устного распоряжения. Риторические приемы в управленческом общении.
• Диалоговое общение. Деловая беседа как основной вид делового общения.
• Групповые формы общения. Переговоры. Совещания.

5. Психология эффективного общения.

• Психология взаимоотношений. Коммуникативная компетентность. Общение, барьеры общения, невербальные неконтролируемые проявления при общении.
• Конфликты. Определение, классификация. Межличностные конфликты. Перевод конфликта в конструктивный спор. Правила конструктивного спора и признаки результата.

Это основные программы курса обучения секретарей, офис-менеджеров, референтов и личных помощников. Занятия проводятся в офисе Клуба в удобное для Заказчика время. Расписание составляется с учетом пожеланий Заказчика.