Личный помощник: мифы и правда
Моде подвержено все. Даже в профессии секретаря существуют модные тенденции. Несколько лет назад большинство секретарей предпочитало именоваться офис-менеджерами, сегодня все хотят стать личными помощниками.
Правда, почти никто из девушек не может вразумительно объяснить, чем же одна должность отличается от другой. В лучшем случае называют личные поручения и планирование рабочего дня руководителя.
«К нам в Клуб профессиональных секретарей ежедневно приходят такие «бездумные» последователи моды», – говорит Мария Александровна Домникова, руководитель Клуба профессиональных секретарей. «Хочу работать личным помощником, только личным помощником!» – слышим мы всё чаще и чаще уже не только от юных девушек, но и от опытных секретарей. Если так пойдет и дальше, то профессия секретаря исчезнет с лица земли, останутся одни помощники. Но ведь по сути, «помощник» – это вершина секретарской профессии, в своем роде лидер. А лидеров, как известно, не может быть большинство ,это единицы, при чем талантливые!»
Самое смешное: большинство девушек, стремящихся занять престижную должность личного помощника, слабо представляют, чем им придется заниматься. И складывается ситуация, виртуозно описанная в книге «Дьявол носит Prada». На самом деле главный редактор «Подиума», Миранда Присли не была жуткой начальницей, просто главная героиня не поняла, что входит в ее обязанности.
Личный помощник – это не только перевод телефонных звонков, отправка факсов и встреча посетителей. Личным помощникам приходится решать огромное количество проблем, касающихся деловой и личной жизни руководителя, членов его семьи, партнеров и клиентов фирмы. Чтобы справиться с любой из этих задач, необходимо много знать, помнить, уметь найти и договориться, убедить и заставить, и, главное, взять на себя ответственность за всё и всех.
Личный помощник должен быть в курсе всех проблем своего шефа: девушке, работающей на этой должности, придется бронировать столик в ресторане, где готовят любимые блюда начальника, собеседовать горничных и нянек, покупать подарки на День рожденья жены босса, следить, чтобы личная машина руководителя вернулась из автосервиса вовремя, заказывать шефу путевки на отдых и планировать график дня в командировке. Если в далекой стране машина не придет вовремя или повар фешенебельного ресторана подаст невкусное блюдо, виноват в итоге будет личный помощник.
Как правило, между личным помощником и руководителем устанавливаются отношения близкие к родственным, и это не удивительно. Она в курсе всех дел босса, знает лучше кого бы то ни было его предпочтения в одежде, еде и машинах. Она может решить любую проблему своего начальника, зачастую, заменяет ему сразу и правую, и левую руки, и, самое главное, она – тот человек, которому можно полностью довериться.
- Личный помощник – это когда становишься тенью руководителя и живешь его жизнью, – говорит Татьяна Полякова, ей 26 лет, она – секретарь Совета Директоров, личный помощник двух акционеров, работает в данной специальности уже 8 лет.
- Когда руководитель не может остаться без своего секретаря ни минуты, – замечает Светлана Свирина, ей 37 лет, она – начальник аппарата управления с функциями личного помощника генерального директора крупной коммерческой структуры, опыт работы более 15 лет.
- Личный помощник – это не лицо фирмы, а лицо руководителя, главное лицо свиты, а, как известно, короля делает свита, – замечает Гетманская Ирина, 30 лет, личный помощник генерального директора холдинга, начальник секретариата, опыт работы около 10 лет.
- Руководителя оценивают по тому, какая у него мебель, посуда и референт, – говорит Овчаренко Юлия, 32 года, руководитель департамента делопроизводства, начальник секретариата, помощник президента крупной строительной компании, опыт работы 12 лет.
И Света, и Таня, и Ирина, умеют задействовать в работе все службы: финансовый отдел, транспортный, административно-хозяйственный, менеджеров и курьеров для выполнения поставленной задачи. Они всегда знают: в конечном итоге ответственность за принятие решения лежит только на них.
Мифы и правда о личных помощниках
Миф первый
Личный помощник очень много получает
Это не совсем верно. В профессии личного помощника, как в любой другой все зависит от самой девушки. Естественно, если ты сможешь стать универсальным личным ассистентом, твоя зарплата может быть очень высокой. Начальнику выгоднее назначить высокую зарплату человеку, к которому он привык, знающему его вкусы и предпочтения, чем отпустить личного помощника и найти себе нового. Процесс изучения привычек и предпочтений руководителя достаточно длителен, и начальник прекрасно это понимает. Если же личного помощника длительное время держат на той заплате, которую предложили при устройстве на работу, значит, личный ассистент не смог стать незаменимым. Ее место вполне может занять более сообразительная помощница.
«Кто-то беззаветно предан этой профессии и не мыслит себя на другом месте, – рассказывает Мария Александровна Домникова, руководитель Клуба профессиональных секретарей. – Римма появляется в офисе Клуба секретарей регулярно. Десять лет назад мы устроили ее секретарем в престижную компанию. Она уже давно занимает позицию личного помощника и приезжает к нам за новыми секретарями в центральный офис и филиалы. Она как всегда яркая, шумная, красивая, увешанная вечно звонящими телефонами, решающая на ходу тысячи проблем фирмы, руководителя, его семьи, реже свои. Работает она круглые сутки. У неё шикарный особняк, у сына – личный водитель. Менять профессию и руководителя Римма пока не собирается».
Миф второй
Личный помощник не может устроить свою личную жизнь
В пользу этого утверждения многие приводят следующие факты: помощница проводит с начальником 90 % своего времени. Даже не находясь на рабочем месте, ей приходится решать проблемы шефа, он может выдернуть ее из постели глубокой ночью, и ей придется сию же минуту решать возникшие проблемы. Ее график работы напоминает жизнь супруги военного в советские времена, она фактически находится замужем, оставаясь при этом незамужней. Итак, давайте разберемся. Как правило, близкие отношения интимного плана между личным помощником и боссом не возникают. Начальник относится к девушке как к сотруднику, посмотреть на нее как на женщину он просто не догадывается.
Несмотря на ненормированный рабочий день, многие девушки все же устраивают свою личную жизнь. Если же твоего молодого человека злит, что тебе звонит в неурочное время начальство – это просто еще один повод задуматься о том, нужен ли тебе такой бойфренд. Если его раздражают звонки босса или, что еще хуже, он ревнует тебя к твоей работе, не удивляйся, если в один прекрасный момент ты окажешься запертой в четырех стенах.
Миф третий
Работая личным помощником, ты ничему не научишься
«Ну что это за работа, – восклицают многие, – все равно, что состоишь нянькой при взрослом ребенке! Заказать столик, перебрать документы, спланировать встречи! Энергии тратишь много, а ничего нового не узнаешь». Данное утверждение не совсем верно.
Представь себе, ты устроилась работать личным помощником, например, в юридическую или финансовую фирму. Безусловно, тебе придется многому научиться. Базовые знания в новой сфере – это уже неплохо. Скорее всего, после этого ты захочешь получить второе образование, и, вполне возможно, затем у тебя появится возможность перейти работать в другой отдел.
«Мы рекомендовали Наташу Т. на должность личного помощника председателя правления крупного банка, – рассказывает Мария Александровна Домникова. – Наташа нас не подвела и вскоре стала «правой рукой» своего шефа. Круг ее компетентности был обширен, она многое успевала. Кстати, к своему гуманитарному высшему она добавила еще и финансовое. Для руководителя стало полной неожиданностью, когда незаменимый личный помощник попросил перевода в кредитный отдел. Реакция шефа была негативной и бурной, но Наташа не дрогнула, и даже потеря в зарплате почти в два раза не изменила ее решения поменять профессию. Со временем обида шефа прошла и, когда освободилась должность начальника кредитного отдела, более проверенной и надежной кандидатуры, чем Наталья Т., он не нашёл. Поверьте, в материальном плане у Наташи тоже не плохо».
Миф четвертый
Проработав несколько лет личным помощником, ты не сможешь начать собственное дело
Этот «миф» основывается на мнении: проработав несколько лет отличным исполнителем, человек утрачивает способность принимать собственные решения. На самом деле, так могут думать только те люди, которые никогда не были личными помощниками. Что-что, а оперативность мышления и умение принимать собственные решения в этой профессии очень ценятся. К примеру, начальник в командировке, а на работе произошла нестандартная ситуация. Личный помощник должен незамедлительно разрулить ее, не забывая при этом о своих прямых обязанностях. А уж быстрота реакции у личных помощников такая, что чемпион «Формулы 1» позавидует.
«Есть еще одно преимущество позиции «личный помощник», – делится Мария Александровна, – многие девушки работают с умными и преуспевающими руководителями. Такой опыт дорогого стоит: можно ежедневно учиться вести деловые переговоры, общаться с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня, разрешать конфликты, ставить и решать стратегические и тактические задачи бизнеса. Среди членов нашего Клуба секретарей есть такие, которые сумели удачно воспользоваться приобретенными знаниями. Именно с таким руководителем посчастливилось работать Анне М. несколько лет. Путь становления компании, где она работала, был не простой. Взлеты и падения, кризисные ситуации, жесткая конкурентная борьба. В горе и радости Аня оставалась со своим руководителем. А вот, когда положение фирмы упрочилось, и все стало стабильно и спокойно, Аня заскучала. Ей захотелось перемен. Любящий муж предложил ей открыть свой бутик модной одежды. Ане, конечно, было трудно, но она справилась. Получилось не плохо. Секретари – члены Клуба любят у нее одеваться».
Таким образом, личный помощник – специальность, способная дать тебе неплохой старт в жизни. Успеха удалось добиться очень многим, главное, правильно и продуманно делать каждый шаг.
16.04.2007 18:20:05