Дорогой друг!
Вот и перед тобой встала задача: найти личного помощника или хотя бы хорошего секретаря.
- Чего проще! – подумал ты в начале.
- Нереально! – убедился ты через пару недель. Весь спектр эмоций от полной эйфории до отчаяния мне хорошо знаком.
Но верь мне, выход есть! Готов поделиться с тобой своим выстраданным опытом, чтобы помочь тебе сэкономить время и силы:
В кризис на рынке труда произошли существенные изменения. Работодатель ликует: в интернете огромное количество резюме соискателей: секретари, референты, личные помощники, офис-менеджеры на любой вкус. Садись и выбирай!
Осторожно! Это изобилие кажущееся. При ближайшем рассмотрении большинство кандидатов стали жертвой увольнения в нелегкие для фирмы времена. А, как известно, терпящий бедствие корабль в первую очередь избавляется от балласта… Но и очень хорошие секретари оказываются за бортом в критической ситуации. Твоя задача «выловить» именно таких.
«Адекватность» секретарей теперь легко определяется их материальными запросами. Если они даже сейчас измеряют свой профессионализм уровнем своих потребностей, т.е. «хочу получать больше, чем раньше», смело можно ставить «минус». Профессиональный секретарь даже в кризис в течение 5-10-ти дней находит работу. И предложений у него будет несколько.
Подумай, чем ты можешь завлечь хорошего секретаря. Твои козыри: достойная зарплата (лучше белая), соцпакет, бесплатное питание, офис в центре или рядом с метро, молодежный дружный коллектив, дополнительное обучение (хотя бы в перспективе) и т.д.
Найти идеального секретаря невозможно! Всегда приходится идти на компромисс: или очень умная, но не фотомодель, или очень симпатичная, но «звезд с неба не хватает». Бывает вариант, когда все показатели на «3+» или «4-», это тоже неплохо. Не придавай такого серьезного значения резюме соискателя. Всё-таки резюме литературное творчество, талантливое или бездарное. Часто важная информация отсутствует. А вот на грамматические ошибки обрати особое внимание они недопустимы в документах, которые будет готовить личный помощник руководителя. Первая беседа по телефону всегда показательна: приветствие, манера общения, тон, голос, даже междометия и слова-паразиты многое говорят о соискателе. Правда, твой звонок по мобильному телефону может настичь девушку в неудобное время и в неудобном месте. Не сочти за труд перезвонить ей позже. Соискатели часто любят «с места в карьер» задавать множество вопросов работодателю. Обрати внимание на приоритетные вопросы они могут сразу охладить твой пыл встречаться с кандидатом.
При личной встрече нет мелочей: опоздала и не извинилась, вошла и не поздоровалась, долго при посторонних причесывалась перед зеркалом, брякнула сумку на стол, во время беседы прерывалась на мобильные звонки, интенсивно жует жвачку, запах пота, голый живот, голая поясница и т.п. У секретарей это признаки профнепригодности. Не берусь ставить диагноз, но тебя должны насторожить девушки во всем черном и сугубо интересующиеся психологией. Обкусанные ногти, нервозность, на вопрос: «Где?» отвечает: «Когда» – тоже неутешительные симптомы. Девушка приходит на собеседование с открытой бутылкой воды или питьевого йогурта и постоянно отпивает из нее. Посмотри на ее зрачки похоже на признаки наркомании…
Самый простой вопрос: «Почему вы решили стать секретарем?» Или «Почему вас интересуют вакансии секретаря (личного помощника, офис-менеджера)?» – отличный мини-тест на интеллект, эрудицию, общий культурный уровень, сообразительность и обаяние. Иногда полезно задать кандидатам и несколько профессиональных вопросов, например, по делопроизводству или обязанностям офис-менеджера. Но будь, пожалуйста, снисходителен. Даже очень опытные секретари-референты привыкли делать «а у нас на фирме всегда…». Понять, сможет ли она перестроиться под вас вот это важно.
Подбор личного помощника самый трудоемкий процесс. Здесь нужно знать (или угадать, или почувствовать), что самое главное должно быть в претенденте: внешние данные (красота, эффектность, море обаяния) или профессиональные качества (четкость, организованность, умения делать сто дел одновременно), быстрота и стремительность реакции или спокойствие и уравновешенность и т.п. Не увлекайся особенно психологическими тестами. Огромные наращенные ногти могут перечеркнуть все самые отличные показатели многочасового тестирования.
Если ты сомневаешься и думаешь: «Что-то здесь не так…», позадавай будущему секретарю приемной или личному помощнику руководителя вопросы на любую тему, начиная со слов: «ПОЧЕМУ…?». К сожалению, мало кто умеет правильно логически выстраивать ответы. Следствие и причина путаются местами, да, и лексический запас оставляет желать лучшего.
Еще раз вспомни о компромиссе: хороший секретарь ценен своим потенциалом, а на сегодняшний момент он может быть и не отличник, а «хорошист». Для перспективного сотрудника не жалко организовать и дополнительное обучение: курсы секретарей или личных помощников, семинары по повышению квалификации, профессиональные тренинги (можно и на Багамах) лишь бы был результат. Всякий знает, что при подборе персонала нельзя руководствоваться принципом: «нравится не нравится», но куда от этого деться… Постарайся все-таки контролировать свою субъективную оценку и не давай воли эмоциям. P.S. Прости за назойливость, но если мои советы тебе не помогли, то можешь обратиться лично. Доброжелатель